För att en verksamhet ska fungera måste den ha bra utrustning. Inte bara maskiner och datorer, men också mjukvara som passar det personalen jobbar med. Annars är det lätt att antingen tappa sugen eller förlora dyrbar tid. Ofta både och, vilket belyser vikten av att ha bra system. Mjukvara som gör att du snabbt kan registrera dina uppgifter. Lätt att använda och enkel att koppla samman med andra avdelningar inom företaget.
Ett bra personalsystem kan liknas vid skelettet. Det kan vara stommen i företaget som tillåter dig att röra dig fritt. Ibland är det en del av ett större system, affärssystemet. Alla dessa termer och framför allt mjukvaran själv, är upplagda för att verksamheten ska röra sig smidigt och effektivt. Tid är pengar, om du ska se helt krasst på det hela. Men samtidigt så är personalens trivsel i fokus. De ska kunna koncentrera sig på sina arbetsuppgifter hellre än att registrera sina arbetspass.
Ett effektivt sätt att arbeta på
Det är lätt att tänka allt för mycket på produktivitet och effektivitet. Men dagens trend är att satsa på personalen. Många arbetsgivare är nu medvetna om att deras anställda har behov och rätt till en väl fungerande arbetsplats. I tillägg så är det till nytta för båda parter. Genom att ge din personal bra verktyg och tillåta dem att utveckla sina talanger så tjänar både du och de på det. Vad menar man egentligen med “Framtidens personalsystem”?
En fördel med ett bra system är att du kan sätta rätt person på uppgiften. Du vet vem som är närvarande och vad som ska göras. Genom att kombinera dessa två kommer det att bli som alla vill. Smidigt, effektivt och väl fungerande. Hur pass mycket du kan använda programmet för din verksamhet kan bero på vilket du valt. Med flera av de mer avancerade går det att planera för speciella händelser, typ en tidsfrist som går ut, och passa ihop det med vilken personal som finns på plats. Bland annat genom ett bra schemaläggningsprogram.
Ha full kontroll över verksamheten
Ett personalsystem är viktigt av flera olika orsaker. Bland annat så tillåter det dig att schemalägga personalen så att det alltid finns folk på plats. Det är inte alltid så lätt eftersom många jobbar deltid, det är inte ovanligt med olika siffror som 75 eller 50 procent. Sedan har du alla de som är sjukskrivna eller föräldralediga. Som kanske tagit en semesterdag eller två. Allt detta måste du ta hänsyn till i schemat.
En annan fördel med ett bra personalsystem är att det blir svårare att fuska. Tyvärr är det inte ovanligt att man inom vissa branscher töjer lite på gränserna. Vården är ett vanligt exempel, speciellt de som jobbar i folks hem. Tack vare de digitala systemen kan du nu lättare kontrollera att alla följer sitt schema. Detta är speciellt viktigt eftersom det handlar om sjuka och gamla människor som är beroende av dessa besök. Upsala Nya Tidning rapporterar i denna artikel att kontroll av tidrapportering är mycket viktigt.
Varför investera i ett bra personalsystem?
Vad är då fördelarna med att ha ett väl fungerande, uppdaterat personalsystem? En av de största skillnaderna är att du sparar tid. Att företag fortfarande gör mycket för hand i denna elektroniska tidsålder kan komma som en chock. Men att skriva in personalens tidrapportering i en stor liggare förekommer faktiskt fortfarande. Även hos mindre verksamheter kan det löna sig att investera i ett system. Digitaliserad tidrapportering inom offentlig sektor blir allt vanligare. Läs mer i den här artikeln i Dagens Industri.
Ett företag är baserat mycket på personalen. Om de är kvalificerade och har en god arbetsmoral så flyter allting på så mycket smidigare. Du får uppgifterna avklarade i tid och med en precision som håller kunderna kvar. Men även de anställda måste tas om hand, förutom att det finns flera lagar och regler som måste fyllas runt omkring dem. Med ett bra personalsystem kan du lättare respektera arbetslagarna. Även lönehanteringen går så mycket lättare när tidrapportering och andra faktorer är koordinerade.
10
Hur du väljer ett bra personalsystem
Men innan du bestämmer dig kan det vara bra att analysera vilka behov som företaget har. För även om det finns flera bra system så kanske de inte passar din verksamhet. Genom att ha klara krav framlagda kan din leverantör bättre se vad du behöver. Sedan är det upp till dem om de kan uppfylla allt detta eller inte. Se till att få med dig allt som de lovar i avtalet. Men det allra viktigaste är ju naturligtvis att de klarar av att leverera.
Så det kan vara läge att be leverantören om en presentation. Låt dem få bevisa för dig varför du ska välja deras system. Se på alla detaljerna och ha din kravspecifikation i bakhuvudet. Tänk också på att ett system som är helt fantastiskt idag kan vara allt för litet om några år. Lägg upp en långsiktig plan och välj ett system som kan växa tillsammans med företaget. De flesta tänker ju inte stanna kvar på samma nivå utan alla strävar efter att bli större eller starkare.
Något annat som kan löna sig är att involvera olika avdelningar eller ansvariga i valet av personalsystem. Alla använder eller påverkas av ett system på olika sätt. Personalchefen har inte samma uppgifter som ekonomiavdelningen där lönerna skickas ut. Därför kan en samlad syn på vad som kan fungera ge dig en bättre bas för att välja det rätta systemet.
